Una vez que tu empresa está constituida en Estados Unidos, comienza una nueva etapa: poner en marcha y desarrollar su operación.
Conforme el negocio avanza, puede llegar el momento de incorporar a la primera persona al equipo.
Y ahí aparece un cambio importante.
Contratar no significa únicamente sumar a alguien para cubrir una función. La empresa también puede comenzar a asumir nuevas responsabilidades relacionadas con documentación, nómina, retenciones, registros y otras obligaciones como empleador.
Por eso, si tu empresa está comenzando a formar un equipo en Estados Unidos, conviene entender qué cambia desde la primera contratación.
Ser una empresa y ser un empleador no es exactamente lo mismo
Una empresa puede estar correctamente constituida y operar sin empleados.
Pero cuando realiza su primera contratación, comienza una etapa administrativa diferente.
A partir de ese momento pueden aparecer nuevos procesos relacionados con los datos del trabajador, su documentación, los pagos, las retenciones y los registros que la empresa debe mantener.
También pueden existir obligaciones federales, estatales y locales dependiendo de las características de la contratación y del lugar donde se realiza el trabajo.
Por eso, antes de incorporar a alguien al equipo, conviene revisar si la empresa está preparada para administrar estas nuevas responsabilidades.
Primero hay que entender qué tipo de relación existe
No todas las personas que trabajan con una empresa necesariamente tienen la misma relación con ella.
Una empresa puede tener empleados y también trabajar con profesionales o proveedores independientes.
Distinguir correctamente cada relación es importante porque las responsabilidades de la empresa pueden ser diferentes en cada caso.
No se trata únicamente de decidir cómo se realizará el pago o cuántas horas trabajará una persona.
La manera en que se desarrolla realmente la relación también puede influir en su clasificación.
Por eso, antes de comenzar, es importante identificar correctamente qué tipo de relación se está estableciendo.
La contratación también tiene una parte documental
Cuando una persona se incorpora como empleado, existen documentos e información que forman parte del proceso.
En Estados Unidos, los empleadores deben verificar la identidad y autorización de empleo de las personas contratadas mediante el Formulario I-9. También deben contar con información para determinar las retenciones federales correspondientes, como la proporcionada por el empleado en el Formulario W-4.
Estos pasos muestran por qué contratar va más allá de acordar una posición y comenzar a trabajar.
La documentación también forma parte de la relación entre la empresa y su equipo.
Organizarla desde la primera contratación puede facilitar la administración conforme se incorporan más personas.
La nómina es más que realizar un pago
Cuando una empresa comienza a tener empleados, pagar salarios se convierte en un proceso que necesita seguimiento.
La nómina puede involucrar retenciones, contribuciones, registros y reportes.
A nivel federal, los empleadores generalmente deben administrar retenciones de impuesto federal sobre los ingresos y responsabilidades relacionadas con Social Security y Medicare. Dependiendo del caso, también pueden existir otras obligaciones relacionadas con impuestos sobre el empleo.
A esto pueden sumarse requisitos estatales o locales.
Por eso, contar con un proceso organizado desde el inicio permite que el pago al equipo también esté acompañado por la administración correspondiente.
El lugar donde trabaja tu equipo también importa
Una empresa puede estar constituida en un estado y comenzar a contratar personas que trabajan en otro.
Esto puede agregar nuevas consideraciones.
La ubicación de la empresa no es el único elemento que importa cuando existen empleados. El lugar donde se desarrolla el trabajo también puede generar responsabilidades.
Los requisitos laborales y administrativos pueden variar entre estados.
Por eso, conforme una empresa amplía su equipo hacia diferentes lugares, también necesita revisar qué obligaciones pueden acompañar esa expansión.
Un equipo más grande necesita mayor organización
La primera contratación puede parecer sencilla de administrar.
Pero después puede llegar una segunda persona.
Luego una tercera.
Y poco a poco aparecen más pagos, documentos, fechas, registros y responsabilidades que necesitan seguimiento.
Una estructura administrativa diseñada para una empresa sin empleados puede dejar de ser suficiente cuando comienza a crecer el equipo.
Por eso, establecer procesos desde las primeras contrataciones puede facilitar la administración en etapas posteriores.
No se trata solamente de organizar lo que ocurre hoy.
También se trata de preparar a la empresa para lo que puede necesitar conforme crece.
Contratar también requiere preparación
Cuando surge la necesidad de incorporar a alguien, es natural concentrarse primero en encontrar a la persona adecuada.
Sin embargo, la empresa también debería revisar qué necesita internamente para realizar esa contratación.
Definir correctamente la relación.
Preparar la documentación.
Organizar la nómina.
Identificar las obligaciones correspondientes.
Establecer cómo se conservarán los registros.
Conocer estos puntos antes de contratar puede ayudar a evitar que la parte administrativa quede rezagada frente al crecimiento de la operación.
El crecimiento también transforma la estructura de la empresa
Una empresa no mantiene necesariamente la misma estructura durante toda su vida.
Conforme aparecen nuevas actividades, clientes, operaciones y personas, también pueden cambiar sus necesidades administrativas.
Contratar es uno de esos momentos.
La empresa comienza a administrar no solamente su propia operación, sino también responsabilidades relacionadas con las personas que forman parte de ella.
Reconocer este cambio permite preparar procesos acordes con una nueva etapa del negocio.
Conclusión
Constituir tu empresa en Estados Unidos es solo una parte del proceso.
Cuando llega el momento de formar un equipo, aparecen nuevas responsabilidades que también necesitan atención.
Documentación, nómina, retenciones, registros y requisitos relacionados con el lugar donde trabajan los empleados pueden comenzar a formar parte de la operación.
Preparar estos procesos desde la primera contratación puede ayudar a que la estructura administrativa avance junto con el crecimiento de la empresa.
Contenido con fines informativos. Las obligaciones laborales, fiscales y administrativas pueden variar según el estado, el tipo de relación laboral y las circunstancias particulares de cada empresa. Este contenido no constituye asesoría legal, laboral, fiscal o contable.
